Feedback geven en ontvangen

De vraag

Binnen een ICT team bij een grote gemeente in West Nederland blijkt na een gesprek met de betrokken teamleden dat de mate van veiligheid en het vertrouwen in het team niet optimaal is. Dit uit zich onder andere in een werksituatie waarin weinig tot geen feedback gevraagd en gegeven wordt.

Een jaar hiervoor was het team al met het thema feedback tijdens een teamdag aan de slag geweest. In het vervolg was er met deze uitkomsten weinig gedaan. Dit wordt als patroon gezien: na een training gaat het team over tot de orde van de dag. Het aspect borging verdient dus specifieke aandacht in dit nieuwe traject.

Duidelijk is dat een training die uitsluitend gericht is op geven en ontvangen van feedback te beperkt is. Het team wil werken aan samenwerken in zijn geheel. Er is commitment op deze insteek en het programma.

De aanpak

De teamtraining beslaat 1,5 dag met een tussenperiode van 5 weken.

• De focus ligt de eerste dag op het helder krijgen van de randvoorwaarden in teamsamenwerking en zo het vertrouwen en veiligheid bevorderen.
• Met een tool worden “de succesfactoren van excellerende teams” gescoord, geanalyseerd en geprioriteerd. Deze tool wordt ook ingezet in de periode na de training om zo het eigen proces te initiëren, monitoren en te borgen.
• Speciale aandacht wordt besteed aan de onderlinge relaties: waardering en knelpunten worden in 1 op 1 gesprekken met elkaar besproken dan wel uitgesproken.
• In de tussenliggende vijf weken zijn de twee laagst scorende succesfactoren uitgewerkt en verbeteringen toegepast. Op de terugkomdag wordt de vragenlijst opnieuw ingevuld en geanalyseerd en de twee succesfactoren blijken duidelijk verbeterd. Een andere succesfactor komt als minder ontwikkeld naar voren. Deze wordt voor een groot deel uitgewerkt op de dag zelf. Na de training is deze verder uitgewerkt en toegepast in het werk.

Resultaat

In de evaluatie wordt benoemd:

• “Er is meer “lucht” in ons team en ervaren meer vertrouwen en veiligheid.”
• “Ik heb zaken uit kunnen spreken. Wat een opluchting!”
• “Concrete verbeteracties beschreven en ook nu echt gedaan.”
• “Die tool van de succesfactoren geeft ons de mogelijkheid om onze samenwerking zélf te volgen,
  bij te sturen en te borgen.”

Dit team heeft de kans om de samenwerking te verbeteren met twee handen aangegrepen. Geweldig te zien welke energie dit oplevert!